文书管理制度细则解释

　　制度名称文书管理制度受控状态
　　编号
　　执行部门监督部门考证部门
　　第一章总则
　　第1条目的
　　为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。
　　第2条范围
　　本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。
　　第二章收文
　　第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
　　第4条签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
　　第5条签收文件应签写姓名并注明时间。
　　第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。
　　第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
　　第三章发文
　　第8条企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。
　　第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
　　第10条在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。
　　第四章分文
　　第11条外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
　　第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
　　第五章会签
　　第13条需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。
　　第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
　　第15条文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。
　　第16条重要文件的审核、批示与执行
　　涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。
　　第六章立档
　　第17条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。
　　第18条立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。
　　第19条文件档案用卷宗按规定装订保存。
　　第七章文书日常管理
　　第20条借阅
　　（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。
　　（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。
　　（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。
　　第21条保管
　　（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。
　　（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。
　　（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。
　　第22条文件的销毁
　　文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。
　　第八章附则
　　第23条本制度由行政管理部负责解释，自颁布之日起实施。
　　编制日期审核日期批准日期
　　修改标记修改处数修改日期