尽管时下各种电讯手段十分发达，但书信这种古老的信息传递方式仍然是人们交流思想、业务往来的重要途径。借助书信工具传递信息，必须区分国内书信与涉外书信，二者在格式＂称谓＂邮发等方面有较大不同之处。
　　从格式上看，涉外书信如英文信件的基本格式为：
　　信头及发信人地址＂发信日期――见图中1
　　称呼――见图中2
　　正文――见图中3
　　结尾――见图中4
　　签名――见图中5
　　英文书信的信头，一般以写信人自己的地址开始，格式同信封上的写法相同。地址每行尾用逗号，最后一行末用句号。记住，不能在地址上写自己的名字。地址下面接着的是日期，英文书信日期习惯写法是先日、月，后年，美国人则先写月、日，后写年。日期用基数词或序数词均可。
　　英文书信的称谓，是对收信人的尊称语。大多写在信笺左边，约在信头下半英寸之处。在私人信件中，常在收信人名前加上”亲爱的”(Dear)或”我亲爱的”(My dear)。写给年长者、老师或其他敬重之人，则在姓前加上”先生”、”夫人”或”太太”、”小姐”等。
　　英文书信正文同汉语一样，是要给写信人说的话。正文大多在称谓下一行开始，信封的左边要留有一英寸大小空白。
　　信的结尾往往是几个常用的致敬语，紧接正文之下，结尾的第一个词要大写，最后一个词后用逗号。私人书信结语大多为：“致以美好祝福，你的朋友”，或“顺致敬意，你忠实的朋友”之类。
　　英文书信签名放在结尾下面空开一点的略偏右处。若是私人信件，签上自己名即可，不宜放上自己的头衔。
　　英文信纸须用质量好的白色纸，书写用黑色或蓝色墨水。
　　信写好后，装入如下格式的信封：
　　信封内容为：
　　1.收信人地址：包括收信人、寓所门牌号、街号、市镇名称、所属国家、所属国名。
　　2.收信人的邮区号码。
　　3.收信人姓名。先写名，后写姓。
　　4.收信人称谓。在姓名前加上。
　　5.寄信人地址。
　　特别提醒之语，应写在信封左上角寄信人名址之下，如“请勿折叠”之类。

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