民间家书档案化管理研究

　　摘要：本文基于民间家书的档案价值，提出档案化管理是抢救民间家书的重要途径，同时结合中国人民大学＂抢救民间家书项目＂，从民间家书的征集、整理、保管、开发利用等环节，探索民间家书的档案化管理路径，并提出在民间家书档案化管理中应注意的几个问题。
　　关键词：民间家书档案征集开发利用
　　Abstract：Based on the archival value of civil let？ ter， this paper points out that managing civil letters is an efficient way for their management and protec？ tion. Taking the example of Rescue Civil Letters of Renmin University of China， this paper analyzes the collecting， sorting， custody and utilization of the civil letters. Suggestions aim to optimizing civil letters management have also been mentioned.
　　Keywords： Civil letters； Archives collection； Utilization
　　一、民间家书的界定
　　民间家书是指家庭成员、亲戚、师友、同学、同僚以及其他朋友之间的通信，从外延上来看，它包括了除公函和商业信函之外的所有私人之间的通信总称。[1]民间家书具有历史记录性、文化性、知识性、传承性、民族性、地域性等多重属性，这也决定了民间家书具有历史研究、文化、伦理、教育等多重价值，如感情交流与寄托、构建社会记忆、进行社会教育、为历史研究提供可靠史料等。
　　民间家书在我国已有两千多年的历史，随着信息技术的进一步发展以及人们交流方式的日益多元化，民间家书的保护正提上日程。目前，新华网、中国人民大学家书文化研究中心等组织或机构对民家书的抢救保护已给予关注。例如：新华网在2015年1月26日发起了＂人未归信先至！邀您给亲人写一封家书＂的活动，网友对该活动反响热烈。[＂2]抢救民间家书项目＂则于2005年启动，该项目以保护文化遗产、传承家书文化为宗旨，截至目前所征集到的家书达五万余封，家书的时间跨度达二百多年。2009年，成立了中国人民大学家书文化研究中心，对家书、日记、手稿等开展了系统的研究。由于对民间家书抢救和保护的方式是多样的，本文主要以中国人民大学＂抢救民间家书项目＂为例，探讨通过档案化管理加强民间家书抢救保护的路径。
　　二、民间家书档案化管理分析
　　民间家书形成、保管于民间，涉及写信者、收信者、收藏者等多个主体。与名人家书保管相比，目前民间家书总体上存在着保管分散、保管条件较差、随意丢弃的现象。为了让民家家书得到科学管理、妥善保管、有效利用，本文将民间家书作为档案资源，从档案化管理的角度对民间家书进行抢救保护。
　　（一）民间家书的征集
　　民间家书大多散存在老百姓手中，若要发挥其社会价值，则需要通过征集方式，将民间家书集中起来。＂抢救民间家书项目＂一是得到了国家博物馆、中国民间文艺家协会遗产抢救办公室、中华炎黄文化研究会、中国文物报社和《炎黄春秋》杂志社的支持。二是基于文化遗产的传承，寻求到费孝通、季羡林、任继愈等46位学者的支持。三是得益于媒体的宣传。新华社、中新社、中央电视台、北京电视台、《读者》、《炎黄春秋》杂志社、新华网、新浪网等媒体均对抢救民间家书项目进行了深入报道。[3]在多方力量的推动下，持有者纷纷将家书捐赠给中国人民大学博物馆。据统计，自2005年该项目启动至今，已征集到民间家书五万余封，并且这一数字还在不断上升。
　　（二）民间家书的整理
　　1.总体上按照时间进行分类标记。目前，＂抢救民间家书项目＂征集到的家书时间跨度达200年，且不同时间段的家书数量、保管状况、载体不同，按时间划分不仅便于归类，更利于对不同载体类型及保管状况的民间家书进行修复和保管。因此，按照时间可将其分成古代家书（1840年鸦片战争前）、近代家书（1840年鸦片战争至1949年10月新中国成立）、现代家书（1949年10月以后）三类。
　　2.细化后仍按照时间分类标记。由于收集到的民家家书数量较大且不断扩充，因此有必要将每一大类再进行细分。综合各种中国历史阶段的划分标准以及所征集到的家书情况，按照时间将古代家书分为：先秦家书、秦汉家书、三国两晋南北朝家书、隋唐五代家书、两宋辽夏金家书、元代家书、明代家书、清代家书八类。近代家书分为道光时期家书、咸丰时期家书、同治时期家书、光绪时期家书、宣统时期家书、民国初期家书、二十年代家书、三十年代家书、四十年代家书九类。现代家书则包括五十年代家书、六十年代家书、七十年代家书、八十年代家书、九十年代家书、二十一世纪家书六类。[4]
　　3.以写信者姓氏和名字为分类标准。按照写信人姓氏和名字的顺序编排，同一写信人有多封家书时可作为一个案卷统一保管。征集家书时，也会得到与该家书有关的明信片、照片、传记、手稿、著作等背景信息，保管时应将这些背景信息作为该家书的附件与家书一并归类保管。另外，由于征集到的家书数量仍在不断增长，在每一类家书的实体排列时要预留空间，以防频繁倒架。
　　（三）民间家书的保管
　　从载体形式上来看，目前征集到的民间家书主要以纸张、照片、底片为主，因此对民间家书的保护，可以遵循＂以防为主、防治结合＂的原则，除了做到＂八防＂以外，还要做到防泄密、防僵化、防无序。对于需要修复的家书，可利用修裱、复制、缩微影印、数字化扫描、数字化迁移、异质异地备份等方法补救。  （四）民间家书的开发利用
　　1.编辑出版物。截至目前，该项目组共编辑出版了《家书抵万金》、《红色家书》、《任鸿隽陈衡哲家书》、《抗战家书》、《红色家书背后的故事》、《廉政家书》、《云中喜有锦书来――抢救家书文集》、《抗战家书――我们先辈的抗战记忆》等八本家书集，以及《打开尘封的记忆――中国民间手写家书展》图录。其中，《红色家书》分别入选中宣部＂农家书屋＂工程和＂万村书库＂工程，《红色家书》系列纪录片也于2015年7月在中央电视台推出；《抗战家书》人选国家新闻出版广电总局向青少年推荐的一百种优秀图书，《家书抵万金》、《红色家书》、《抗战家书》分别人选文化部、财政部2008年度送书下乡工程。[5]2011年出版的《红色家书背后的故事》入选中央文明办、中宣部、原国家新闻出版总署推荐的百种优秀思想道德建设读物。《抗战家书――我们先辈的抗战记忆》入选纪念世界反法西斯战争胜利70周年百种经典图书。
　　2.举办展览。2005年，＂抢救民间家书项目＂从征集到的近八千封家书中精选一百封，在北京琉璃厂举办了民间家书征集成果展。2009年，＂打开尘封的记忆――中国民间手写家书展＂在中国人民大学博物馆展出，展出的民间家书共计160组（件）3075封，相关老照片380帧。2013年，＂尺翰之美――中国传统家书展＂在中国人民大学博物馆新馆亮相，展出民间家书共计1000封，相关老照片500帧。
　　3.建设中国家书网。2005年，＂抢救民间家书项目＂创办了＂中国家书网＂，该网站设有家书论坛、家书博览、家书春秋、家书研究、媒体文章、项目简介等板块，分别从不同角度对家书及抢救民间家书项目进行深度报道。
　　4.开通＂我们的家书＂微信平台。自2014年9月23日以来，＂抢救民间家书项目组＂不仅及时上传抢救家书项目的最新动态，而且以文字、图片等形式展示了大量富有特色的家书，最可贵的是还利用捐赠者的口述以及照片、日记等背景信息，将家书背后的故事整理出来。
　　三、优化民间家书档案化管理的几点建议
　　（一）民间家书的数字化建设
　　1.扫描处理。2015年6月，家书研究中心的＂数字家书＂项目正式启动，该项目拟利用扫描、拍摄等数字化加工技术对家书藏品进行数字化。[6]由于家书数量较大，内容复杂，载体保管状况不同，建议选择载体保存状况濒危，或具有重大研究利用价值的家书进行扫描。
　　2.目录数据库的建设。在民间家书全文数字化前，可以先开发目录数据库。在目录数据库中，可以开发多种倒排文档以构成其目录体系，供利用者按时间、主题、形成者、接收者等多角度检索，而这就需要统一家书元数据规范及著录规则。例如：在加拿大国家图书馆与档案馆中保存有大量的家书，虽然这些家书并没有作为专门档案被保存，而是作为家庭档案的一部分，但其著录信息包括标题、家书的组织体系（全宗-系列-子系列-案卷-件）、所属案卷、形成时间、形成地点、语种、数量、内容简介、索档号、检索条件、来源、MIKAN号码、备注等。在澳大利亚国家档案馆中，家书也是同个人档案或家庭档案组织在一起的，其著录项目一般包括标题、时间范围、控制号、编码号、保管地点、可供利用状态、载体形态、数量、登记时间、所在系列号及所在系列标题、时间范围等项目。
　　3.全文数据库的建设。一方面，将中国家书网与全文数据库整合，通过多元化的检索途径，满足用户检索、利用家书的需要，解决家书＂藏和用的难题＂；另一方面，随着人们记录信息、传递信息方式的改变，利用网络征集家书并将其纳入全文数据库势在必行。值得注意的是，在全文数据库建设中，文字的转录、翻译不容忽视。
　　（二）妥善处理民间家书管理中涉及的法律问题
　　就其法律问题来说，主要涉及著作权、物权和隐私权。根据《中华人民共和国著作权法》规定，书信是受著作权法保护的作品，其著作权由发信人享有，包括发表权、署名权、展览权、复制权等，发信人去世后的50年内，该项权利由其合法继承人继承。而收信人享有书信的物权，有权利将书信销毁、保留、允许其他人有限地观看或转让他人处置等，但物权的行使不得侵害公共利益和他人合法权益。由于书信中可能承载了写信人不愿意公之于众的内容，因此书信内容也属于隐私权保护的范畴，隐私权是人格权，理应受到保护。因此在处置家书时，需要分清其权属状况，在权力范围内适当处理。首先，家书征集时，判定捐赠者是信件的写信人还是收信人，并进一步确认权利的来源合法性。其次，在对家书公开、展览、出版之前要审查其著作权、隐私权的归属情况，如果已经不在保护期内，则不用考虑著作权、隐私权问题，如果还在保护期内，则应得到相关权利人的授权。
　　（三）设计民间家书的统一管理体系
　　从民间家书的分布状况来看，除了大量散存在个人手中以外，各级各类国家档案馆、博物馆、图书馆都有保存，可以说，虽然家书的实体并没有集中管理，但通过统一的管理体系可以将信息在不同机构间共享。如在英国国家档案馆的检索系统中输入＂family letter＂，就能将保存在遗产中心、研究中心、文件中心等不同机构的家书查找出来，这主要因为他们对家书采用了统一的管理体系。因此，笔者认为可以首先确定家书的元数据规范，可参考ISBD、ISAD以及都柏林核心元素集。其次，通过网络，以档案馆或博物馆为平台，建立国家家书利用中心，实现家书资源的共建共享。在家书全文数字化以前，可以先建立国家家书目录中心，该中心可以有效地整合不同馆藏机构家书的著录信息，并提供多种检索途径，供用户进行目录检索，条件成熟后再提供全文检索。再次，实现不同馆藏机构之间的交流与合作。民间家书具有多学科属性，若能实现它们之间的沟通与合作，则有利于提高民间家书的科学管理水平。
　　注释及参考文献：
　　[1]张丁.民间家书的定位及分类探析[J].山西档案，2012（2）：64―69.
　　[2]人未归信先至！邀您给亲人写一封家书[EB/ OL].[2015- 12- 29].http：//forum.home.news.cn/detail/ 135251692/1.html.
　　[3]张丁.民间家书的抢救性征集与编研实践[J].民间文化论坛，2011（2）：21-29.
　　[4]中国家书网[EB/OL].[2015-10-16] http：//www. jiashu.org/.
　　[5]首届中国家书文化论坛嘉宾发言实录（下）. [EB/ OL].[2014-12-10]. http：//www.jiashu.org/jsyj/detail.asp？ id=1352.
　　[6]抢救――家书里的民间技艺[EB/OL].[2015-6-18].
　　http： //epaper. ynet.com / html/2015-6/18/content_ 139139.htm？p=-1.