掌握这几点汇报技巧,让你在职场如鱼得水
工作中,上司交代一项工作给你,你是否有及时汇报的习惯?是不是一般等到上司问起时,你才会告诉TA进展情况?
假如说你不懂得及时汇报,假如说你需要等到上司问起,假如说每个员工的工作情况都需要上司来问,那你的上司真的太倒霉了,TA一天不干别的,就盯着人问。
反过来,如果有一天,我们自己当上了领导,下面的员工也如此这般对待我们,那我们又将何去何从,又将如何面对呢?
所以,作为一个职场人,不管是基层、中层都要学会和养成主动汇报的习惯,并掌握正确的汇报技巧。
主动向上司汇报有两个好处:一是让上司放心。因为上司把工作交给你,就意味着他相信您可以在规定的时间内完成,并且你能完整甚至完美交工,所以TA很希望知道你什么时候开始着手做,阶段性的进展如何。
二是万一在工作进展过程中,出现偏差或者出现问题,你的理解与领导的想法不贴合,或者遇到什么问题或存在什么风险,上司能够帮忙你及时纠正、及时解决问题或规避风险。只有阶段性都向上司汇报,才能保证最终的结果与领导的想法一致。
一般情况下,需要向上司汇报的有如下的几种情况:
1 做好工作计划后
领导安排完工作之后,最好带着领导的要求和期望,回到自己座位上,进行一番分析和总结,清晰地列出领导想要的工作完成标准、要达成的指标、给予的资源、完成时间等等内容,然后思考依据目前的资源通过什么方式可以达成目标,列出对应的方法或策略。
接下来就是要制定相应的工作计划,列出前后要完成事项的顺序,这样便形成了一个工作安排表,拿着这个表与领导确认下自己所做的计划是否合理,是否有遗漏或偏差等。
这样做,让领导看到你很用心地在做目标拆解与工作计划制定,也对你接下来的执行步骤有了完整的掌握,这样才能让领导对你放心。
2 取得阶段性进展后
针对于比较复杂的工作,无法一个步骤完成的工作,就需要在取得阶段性进展之后,把阶段性完成的结果、达成的指标、所用的资源情况等等给领导做一个汇报。
汇报时,要先说结果,然后再说所用的资源情况,可能会遇到的问题,可能要规避的风险,然后再给领导提出自己针对问题或风险的解决方案。
另外,如果只提出问题或者预见到风险,而没有解决方案,建议你先别激动回报阶段性成果,否则你的问题或者风险会掩盖你无比完美的阶段性成果。
3 发现问题自己解决不了时
在工作任务的执行过程中,当遇到的问题是超出自己的能力范围时,那此时也没有太好的解决方案,那此时建议你不要拖延,而是要立即向领导汇报。
有可能此时的问题,会导致整个任务的中断执行,也有可能此时的问题到了领导那里,不费吹灰之力就能帮你分分钟搞定。
所以当遇到问题时,尽管建议你先要自己思考解决方案,但是也不能全部都要死抠脑瓜,也要自己做出相关的判断,而后做出一些较为明智的决定。4 需要做出超越自己权限的决定时
我相信很多人在工作中,都会遇到需要跨部门沟通,而自己的岗位或者职级与要对接的人岗位职级不对等,那此时你最需要的是寻找领导的帮助。
也有很多时候,我们需要领导的领导去帮忙解决问题,这时你就需要立即去给领导汇报,让领导去找TA的上司,千万不能再没有直属上司的授权的情况下,直接去找跨级上司。
所以,当需要做出超越自己权限的决定时,抑或沟通对接时,你要及时向自己的上司汇报,而如何决定、沟通、对接,要请上司去定夺。
5 一项工作完成后
一项工作完成之后,这是非常重要的汇报节点,而且是必须要汇报的节点。有很多职场人,就等着上司猜,等着上司问。
这样即使你工作完成的再漂亮,领导会觉得你不积极,会觉得你耽误下一件工作的尽早安排,更有甚者,领导会怀疑你早点做完工作不给TA讲,在利用剩余的工作时间偷懒。
所以千万要在工作完成之后,及时汇报。汇报时,同样要先结果,后过程。领导最希望的是看到结果,所以先结果,关于过程,领导有问再说。
另外汇报时,如果是团队工作的成果,千万要把功劳给到大家,而不能彰显自己一个人的功劳,即使你是团队的负责人。
如果工作完成的并不是太漂亮,那自己也要懂得多承担一些,这样让领导看到一个愿意承担愿意付出的你。6 小结
职场如战场,所以人与人之间是一种无硝烟的博弈,而如何赢得这场战役,那就需要明白自己的位置,懂得为人做事的道理,更需要注意每一次与领导、与同事的接触。
而工作无小事,汇报更是一件传递职场观念、发挥职场技能、体现职场价值的大事儿。