创业者时间管理的两个学会三个原则四个象限

　　创业是一场无穷的自我探索。只有个体不断修炼，才能带动企业成长。
　　创业企业的创始人和核心高管，往往面临各方面的挑战：产品服务创新、商业模式迭代、团队高效协作、组织能力提升……这些挑战需要管理者具备超强的心力、脑力、体力。除了不断吸引更好的人才之外，＂反求诸己＂是一个必须的修炼。
　　借助＂管理者心智模型＂，帮助创始人更好地感知自己在企业中的角色，继而知道如何分配时间和精力。本篇内容聚焦创业者的时间管理。
　　文章导读时间管理的关键是什么？ 时间管理需要掌握＂两个学会＂ 时间管理的原则及做事方式 通过＂时间管理矩阵＂分析时间投入 践行时间管理的工具：做好周计划
　　时间管理的关键是什么？
　　时间管理对很多创业者是一个长期困扰且重要的问题。试想：一个好的创业者如果连自己的时间都管理不好，何以管理几十上百、上千的团队，偌大的企业呢？
　　先管理好自己，才能管理好企业。
　　但很多人对时间管理有误区：他们的理解就是更快地把事情做完。比如，你现在手里有10件事，你思考的是不是如何更快更好地做完这10件事？但其实你应该思考的是：哪几件事是对我有意义，应该花时间认真处理？哪几件事情是和你毫无关系，可以直接放弃的？因为，把琐事做得更有效，只会空出时间给更多的琐事。
　　我们先来看看几代时间管理理论的演变：
　　第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要；第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念，也就是依据事情的轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。
　　而第四代理论与以往理论截然不同之处在于：它从根本否定了＂时间管理＂这个说法。主张关键不在于时间管理，而在于个人管理/人生管理；这里引入了罗盘的概念。罗盘比钟表更重要是因为罗盘用于确定方向（选择）。
　　人生怎么样才能更有效能？这背后链接的其实是你的使命、目标、计划和执行。你的个人使命告诉你应该做什么，不应该做什么。
　　我们都说：先做正确的事情，再把事情做正确。所以，你们的第一步是要确定这个事情是值得做、应该做。不然发展梯子靠错墙了，你费劲地爬到顶上一看，才发现这不是你想去的地方。
　　时间管理需要掌握＂两个学会＂
　　所以，从这个维度上来说，时间管理的真正挑战有两个：
　　第一个挑战：学会选择。
　　选择就是你对什么say yes，对什么say no。你可以努力去实现＂既要、又要、且要、还要＂，但最重要的还是需要做取舍。
　　作为企业1号位应该抓住＂最重要的事情＂并有效实现突破，而不是面面俱到。有些老板管得比较细，说他就是这种性格。的确，改变性格很难，但是可以先改变一下思维。
　　比如问问自己：为什么总是担心员工能力不行，做的不如自己好？但如果老板一直亲力亲为，员工的能力又怎能提升？企业1号位要抓大放小，不要觉得自己特别忙就很有成就感。
　　第二个挑战：学会say no。很多人说，怎么能跟老板say no呢！我想说的是为何不去尝试一下呢？敢于say no的关键是你有自己坚持的重要的事情、你能确保自己清楚对方的期望并照顾对方的需求，且积极寻找替代方案。
　　比如，年初就和老板商定本季度3件最重要的事情，如果老板突然提出了第4件事。这时可以和老板评估一下几件事的优先级，如果结论是新事情更重要，那可以灵活地去做调整，但同时需要让老板知道现有的资源没办法高质量完成所有的事。
　　时间管理的原则及做事方式
　　＂学会选择＂和＂say no＂对时间管理来说非常重要，不仅对工作，对生活来说也是一样。这里涉及到的原则是：诚实地按照你的优先事项做事。
　　从操作层面讲：
　　第一、思维（观）层面，高效能的人会把时间花在最重要的事情上，低效能的人把时间花在最紧急的事情上。
　　第二、实践（为）层面，专注于最重要的事情，放弃不重要的事情，做每周计划，选择时保持真实。你要知道什么是最重要的事情，然后放弃那些不重要的事情，这里有一个具体的方法——＂每周计划＂，每天太短，每月太长，周是一个最适合的时间区间。
　　第三、结果（得）层面：危机事务处理逐渐减少，生产力提升，拥有更平衡的生活和更宁静的心灵。这个不是鸡汤，创业是一条漫漫长路，一个拥有宁静心灵的企业1号位对一个组织来说是福气。
　　有的同学可能看过＂大石头＂概念的视频。有一个玻璃器皿，还有一些大石头，小石头，和一堆沙子。老师问如何把所有东西装入器皿。
　　有个人先放小石头、再放大石头，发现怎么塞都塞不进去，好多大石头都留在外面；后来，先把大石头放在器皿里面，再装小石头，最后把沙子往里倒，结果摇一摇拍一拍，差不多都装进去了。就是有一些小石头和沙子装不进去也无所谓。
　　小石头就像琐事一样，做不完就做不完了，关键是别把大石头别漏了。什么是你人生的＂大石头＂？一个人无论在工作还是生活中一定有多个不同的角色。即便是创业者，你的＂大石头＂肯定不是只有一颗。至于你的＂大石头＂具体是什么，这需要每个人自己回答。
　　通过＂时间管理矩阵＂分析时间投入
　　当你认识到＂选择＂和＂say no＂的重要性后，我们可以来谈谈效能了。这里，我给大家提供一个「四象限」的概念——第一象限重要且紧急、第二象限重要不紧急、第三象限紧急不重要、第四象限既不重要既不紧急。
　　第一象限代表既紧急又重要的事情，比如说处理怒气冲冲的客户的问题、解决程序的BUG等等。这是生存象限，在这个象限的挑战往往是因为被延误或因为没有进行足够的预防和筹备。
　　第二象限包括重要但不紧急的事情。这是效能象限。在这个象限多投入时间，将提高我们的办事能力。对这一象限进行投入将使第一象限缩小。
　　第三象限包括很多紧急却不重要的事情。这是一个欺骗象限，很多时候是第一象限的幻象。我们在这里花费很多时间，满足他人优先考虑的事情和期望，却认为自己在干第一象限的事情。
　　第四象限指那些既不紧急也不重要的事情，这是浪费象限。因为我们被第一象限和第三象限折腾得伤痕累累，所以为了缓口气经常＂逃避＂到这里呆一会儿。
　　每次聊到「四象限」，就会有人说：我们打工人哪有时间做重要不紧急的事情啊，我们天天被老板逼着做重要且紧急的事情。确实，这是一个生存象限。但如果你百分之百的时间在做重要且紧急的事情，那可能你一辈子都会在忙乱中度过，而且并没有因此得以成长。
　　只有把一定的时间安排在第二象限，你才会越来越从容。理想美好，但现实骨感。很多对老板来交到你手里的事就是你的第一象限。但即便如此，你也要想办法腾一小部分时间给第二象限，哪怕从5%开始，不然你会永远都处在一个被动的状态。
　　老板认为只要我不断增加助理的人数，就可以完成无穷多的事情。这违背了80/20原则。很多时候，业务结果好坏和人数多少没有太直接的关系，人越多反而导致沟通越复杂。关键是在公司最重要的几件事情上是否有突破。
　　这里总结一下：第一象限的事情，全力以赴，速战速决；第二象限的事情，有条不紊，未雨绸缪；第三象限的事情，花时间集中处理，或者请人代办，或者直接拒绝；第四象限的事情，有空再做，或者干脆不做。
　　践行时间管理工具：做好＂周计划＂
　　我在不同场合给创业者、公司的管理者讲过时间管理，大多数时间只是作为一个知识点呈现，但收获的关注感悟非常多。可见时间管理是一个普遍的痛点问题。
　　很多创业者会迫切地想要找到即时可用的工具来管理自己的时间。除了上面谈到的原则以及四象限判断工具，还有一个更落地的日常工具可供大家实操：就是做＂周计划＂。那具体要怎么操作呢？
　　第一步，明确你的使命、角色和目标，以及相对应你期待的贡献和结果，这是做周计划的第一步，时刻链接你的人生使命和愿景。
　　第二步，计划＂大石头＂。
　　举个例子：你是一家公司的业务主管，同时也是两个孩子的父亲。下周你有两个重大的工作会议，还有一个孩子家长会和一次年度家庭聚餐。那这四件事情就是你下周的＂大石头＂。你需要把这四件事情提前放入下周的工作日程中。
　　第三步，然后再安排其余的事情。当你抓住自己的＂大石头＂之后，其他事情可以通过＂授权＂的方式让其他人来做，不一定非要自己亲力亲为。这一点对创业者、CEO来说尤其重要。还有一些更琐碎小事miss就miss了。
　　我一般建议在每个星期日安排半个小时时间， 找一个安静的地方，回顾一下自己的使命、角色、目标，思考你下一周要做的哪几件事情是跟这些相关的，需要确保预留足够的时间完成。另外记住在选择的时候需要诚实。
　　时间管理是一个需要长期养成的习惯，一旦决心改变，就要坚持下去。坚持一段时间后，你会看到做事效率及效能的变化。对于创业者来说，良好的时间管理是提升个人领导力，管理好公司的一个隐性优势。
　　作者：徐益峰 首席组织官合伙人 ，拥有20多年人力资源从业经验。