支出宝采购SaaS系统真正实现多维预算管控

　　预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。如何避免预算超支？如何实施洞察预算支出？如何提高预算管控效率?
　　预算管控的任务
　　采购过程的预算管控是企业预算管理的一部分，应与预算系统的其他系统相互协调。
　　一般来讲，企业的预算管控体系应包括以下这三项任务：
　　(1)预算管理首先要建设预算管理体系和制度，包括预算组织架构、预算管理规章制度、预算指标体系、预算流程体系;
　　(2)采购管理层需要对内外部资源、环境进行全面分析，根据自身能力与特长制定相应战略，做出目标决策和资源投入;
　　(3) 管控流程和管控系统的建设需要有一整套严谨且有效的管理流程，让采购业务行为受到预算制度约束，就需要建立一套快速、高效的预算数据收集体系，短、平、快的检视与调整机制，让执行中的问题可被及时发现，将真实情况反馈给执行人和决策人，进而改进执行质量、优化执行策略。
　　预算管控的执行
　　预算管控的执行主要包括预算编制和预算控制：
　　(1)预算编制。一般而言，企业这部分工作主要由财务部门承担，过程耗时耗力不说，收集信息时缺乏数据支撑导致与实际业务需求偏差较大，工作质量不高且工作量繁重。管理层很难看到预算执行的实时进展，更遑论根据实际情况及时调整。
　　(2)预算控制。企业多采用OA系统，但现状是管理端的需求升级，OA系统的存在制约了管控流程的优化，具体表现在：OA仅仅是审批工具，既不是专业的财务工具，也不具备管理属性，它只是把审批工作搬到线上，系统不能提供支持业务负责人做决策的判断依据，覆盖不了所有的预算管理要求;
　　综上，OA系统预算管理的维度比较单一，缺乏多维度管控规则。
　　采购SaaS系统真正实现多维预算管控
　　市场上传统的预算软件其本身并不支持预算执行控制，而且在预算执行过程中的审批功能也非常薄弱，也不能定制开发。但这两年，软件厂商积极开发出了支持＂多维预算管控＂的费用审批工具，可以有效支持企业的精细化管理需求，并且这种简约费控的审批流工具非常灵活，完全可以满足企业对＂过程行为＂的管理诉求，采购SaaS厂商支出宝就是这方面的典型成功案例。
　　支出宝SaaS系统的预算管理功能模块可以有效地帮助企业对支出的实时管控，系统优势体现在：
　　首先，在系统功能上，支出宝SaaS系统可满足企业费控在采购方面的所有需求，支撑所有预算管控的业务场景，帮助企业实现一站式费控管理;
　　其次，与传统费控系统相比更具优势，支出宝SaaS系统将滞后管控转变为前置管控，真正实现申请预算、预算占用、预算释放、系统支持预算的弹性管理，按照企业要求进行强弱管控的灵活转换;
　　再次，系统通过采购品类的结构化管理，精准定位预算管控目标，实现实时预算审批，预算报表实时查看，真正意义上实现预算的管与控。
　　支出宝成功案例—知名国际连锁学校
　　为提高采购效率，规范采购流程，实现预算实时管控，促进企业数字化转型，国内某知名国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块，用于各成本中心的预算实时管控及线上支出管理。
　　该国际学校在引入采购SaaS系统前，企业预算管控方面存在的挑战：
　　(1)所有支出的预算均需手工批准，耗时耗力，并且难以实时追踪;
　　(2)线下消费需要员工个人垫付，企业对账、开票结算等流程均为线下操作，难以判断真实性，合理性;
　　(3)费用报销方面，统计数据、对比预算和报销标准、审核发票真伪，填写报销单，收寄快递等都均为人工线下进行，纸质单据，多环节层层传递的传统操作模式，效率低下，员工满意度比较低;
　　(4)业务审批方面，没有有效的文档支持，纯粹依靠个人的经验来判断采购业务的真实性，合理性和必要性，审批量大的话，业务领导几乎成为流程里的瓶颈;
　　(5)资金支付方面，企业应用系统分散且杂，系统间存在断点，需要人工在不同系统间录入和导入，报销人员无法自主查询付款的进度和结果;
　　(6)财务记账方面，单靠人工记账的方式，缺少电子档案以及线下记录和系统化管理财务档案;
　　(7)核算管理分析方面，缺乏数据化支持，通常只能取得财务相关收据，做简单的同比和环比的趋势分析。
　　该国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块，主要用于非目录采购申请及管理校园内所有采购及报销费用的支出。在支出宝采购执行及库存管理模块，
　　该国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块，主要用于非目录采购申请及管理校园内所有采购及报销费用的支出。在支出宝采购执行及库存管理模块，预算管理功能上线后，与之前的采购管理模式形成了鲜明的对比，真正实现了数智化管理和有效的预算实时管控，植入费控引擎对采购端预算管控的提升具体体现在：
　　(1)费用申请方面，对预算进行事前审批，系统支持在申请时完成校验，判断合理性及在线审批留痕;
　　(2)消费支出方面，线上差旅预定时校验预算额度，办公用品通过在线商城实现预算内采购自动审批通过，订单验收后企业统付，线上完成对账，系统支持自动开票，消费明细可查可追溯;
　　(3)费用报销方面，预算校验100%自动，无需人工参与，自动完成比对报销标准和生成付款、报销单，实现预算校验等流程电子化;
　　(4)业务审批方面，发生的业务数据随时可查，从立项到执行，为审批负责人作出快速精准的判断和决策提供数据支持;
　　(5)财务审核方面，通过SaaS平台实现管理共享模式，批量上传单据，OCR结构化数据，在线操作实现无纸化办公;
　　(6)资金支付方面，对接企业资金系统与银行系统，可实现银企直连，在原有ERP系统中就可以直接付款，支持付款状态查询，财务业务、凭证可追溯，有效提高资金管理效率;
　　(7)财务记账方面，采购SaaS系统依据规则自动生成凭证，并完成自动推动凭证至ERP系统，生成电子档案，支持线上记录和管理财务档案;
　　(8)管理分析方面，交易数据，采购品类分析，审批效率优化分析，跟踪全流程，并以数据化的形式最直观的呈现给相关负责人，方便企业实时把控随时调整。
　　采购SaaS系统上线后，实现了该国内知名国际学校的预算实时管控--系统上线前，财务总监每月需要向budget holder核对成本中心的预算使用情况;系统上线后，财务部门、budget owner均可以在审批时实时查看预算以及预算报表。
　　此外，系统支持预算可见性设置，预算可视可控可追溯;按学年管理预算，提交采购申请时冻结预算，付款时释放预算差额;系统上线前，线下纸质审批效率很低，系统上线后全部采取在线审批，审批效率提升了60%。