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支出宝采购SaaS系统真正实现多维预算管控

  预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目标的实现,促使企业不断提高效率和效益。如何避免预算超支?如何实施洞察预算支出?如何提高预算管控效率?
  预算管控的任务
  采购过程的预算管控是企业预算管理的一部分,应与预算系统的其他系统相互协调。
  一般来讲,企业的预算管控体系应包括以下这三项任务:
  (1)预算管理首先要建设预算管理体系和制度,包括预算组织架构、预算管理规章制度、预算指标体系、预算流程体系;
  (2)采购管理层需要对内外部资源、环境进行全面分析,根据自身能力与特长制定相应战略,做出目标决策和资源投入;
  (3) 管控流程和管控系统的建设需要有一整套严谨且有效的管理流程,让采购业务行为受到预算制度约束,就需要建立一套快速、高效的预算数据收集体系,短、平、快的检视与调整机制,让执行中的问题可被及时发现,将真实情况反馈给执行人和决策人,进而改进执行质量、优化执行策略。
  预算管控的执行
  预算管控的执行主要包括预算编制和预算控制:
  (1)预算编制。一般而言,企业这部分工作主要由财务部门承担,过程耗时耗力不说,收集信息时缺乏数据支撑导致与实际业务需求偏差较大,工作质量不高且工作量繁重。管理层很难看到预算执行的实时进展,更遑论根据实际情况及时调整。
  (2)预算控制。企业多采用OA系统,但现状是管理端的需求升级,OA系统的存在制约了管控流程的优化,具体表现在:OA仅仅是审批工具,既不是专业的财务工具,也不具备管理属性,它只是把审批工作搬到线上,系统不能提供支持业务负责人做决策的判断依据,覆盖不了所有的预算管理要求;
  综上,OA系统预算管理的维度比较单一,缺乏多维度管控规则。
  采购SaaS系统真正实现多维预算管控
  市场上传统的预算软件其本身并不支持预算执行控制,而且在预算执行过程中的审批功能也非常薄弱,也不能定制开发。但这两年,软件厂商积极开发出了支持"多维预算管控"的费用审批工具,可以有效支持企业的精细化管理需求,并且这种简约费控的审批流工具非常灵活,完全可以满足企业对"过程行为"的管理诉求,采购SaaS厂商支出宝就是这方面的典型成功案例。
  支出宝SaaS系统的预算管理功能模块可以有效地帮助企业对支出的实时管控,系统优势体现在:
  首先,在系统功能上,支出宝SaaS系统可满足企业费控在采购方面的所有需求,支撑所有预算管控的业务场景,帮助企业实现一站式费控管理;
  其次,与传统费控系统相比更具优势,支出宝SaaS系统将滞后管控转变为前置管控,真正实现申请预算、预算占用、预算释放、系统支持预算的弹性管理,按照企业要求进行强弱管控的灵活转换;
  再次,系统通过采购品类的结构化管理,精准定位预算管控目标,实现实时预算审批,预算报表实时查看,真正意义上实现预算的管与控。
  支出宝成功案例—知名国际连锁学校
  为提高采购效率,规范采购流程,实现预算实时管控,促进企业数字化转型,国内某知名国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块,用于各成本中心的预算实时管控及线上支出管理。
  该国际学校在引入采购SaaS系统前,企业预算管控方面存在的挑战:
  (1)所有支出的预算均需手工批准,耗时耗力,并且难以实时追踪;
  (2)线下消费需要员工个人垫付,企业对账、开票结算等流程均为线下操作,难以判断真实性,合理性;
  (3)费用报销方面,统计数据、对比预算和报销标准、审核发票真伪,填写报销单,收寄快递等都均为人工线下进行,纸质单据,多环节层层传递的传统操作模式,效率低下,员工满意度比较低;
  (4)业务审批方面,没有有效的文档支持,纯粹依靠个人的经验来判断采购业务的真实性,合理性和必要性,审批量大的话,业务领导几乎成为流程里的瓶颈;
  (5)资金支付方面,企业应用系统分散且杂,系统间存在断点,需要人工在不同系统间录入和导入,报销人员无法自主查询付款的进度和结果;
  (6)财务记账方面,单靠人工记账的方式,缺少电子档案以及线下记录和系统化管理财务档案;
  (7)核算管理分析方面,缺乏数据化支持,通常只能取得财务相关收据,做简单的同比和环比的趋势分析。
  该国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块,主要用于非目录采购申请及管理校园内所有采购及报销费用的支出。在支出宝采购执行及库存管理模块,
  该国际学校与支出宝合作Spendinsight(P2P模块)及差旅管理模块,主要用于非目录采购申请及管理校园内所有采购及报销费用的支出。在支出宝采购执行及库存管理模块,预算管理功能上线后,与之前的采购管理模式形成了鲜明的对比,真正实现了数智化管理和有效的预算实时管控,植入费控引擎对采购端预算管控的提升具体体现在:
  (1)费用申请方面,对预算进行事前审批,系统支持在申请时完成校验,判断合理性及在线审批留痕;
  (2)消费支出方面,线上差旅预定时校验预算额度,办公用品通过在线商城实现预算内采购自动审批通过,订单验收后企业统付,线上完成对账,系统支持自动开票,消费明细可查可追溯;
  (3)费用报销方面,预算校验100%自动,无需人工参与,自动完成比对报销标准和生成付款、报销单,实现预算校验等流程电子化;
  (4)业务审批方面,发生的业务数据随时可查,从立项到执行,为审批负责人作出快速精准的判断和决策提供数据支持;
  (5)财务审核方面,通过SaaS平台实现管理共享模式,批量上传单据,OCR结构化数据,在线操作实现无纸化办公;
  (6)资金支付方面,对接企业资金系统与银行系统,可实现银企直连,在原有ERP系统中就可以直接付款,支持付款状态查询,财务业务、凭证可追溯,有效提高资金管理效率;
  (7)财务记账方面,采购SaaS系统依据规则自动生成凭证,并完成自动推动凭证至ERP系统,生成电子档案,支持线上记录和管理财务档案;
  (8)管理分析方面,交易数据,采购品类分析,审批效率优化分析,跟踪全流程,并以数据化的形式最直观的呈现给相关负责人,方便企业实时把控随时调整。
  采购SaaS系统上线后,实现了该国内知名国际学校的预算实时管控--系统上线前,财务总监每月需要向budget holder核对成本中心的预算使用情况;系统上线后,财务部门、budget owner均可以在审批时实时查看预算以及预算报表。
  此外,系统支持预算可见性设置,预算可视可控可追溯;按学年管理预算,提交采购申请时冻结预算,付款时释放预算差额;系统上线前,线下纸质审批效率很低,系统上线后全部采取在线审批,审批效率提升了60%。

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